Hatékony vezető vagyok, hatékony vezető vagyok…

Kemény kézzel fogom az embereimet. Vagyis nem, inkább megértő és megengedő leszek. A munkahely nem játszótér. A munkahely a mi családunk. Minden munka kontrollálható. Segítség, a munka kicsúszott a kezemből. Micsoda keserű kenyér vezetőnek lenni…

Ha hatékonyan megszervezzük, hasítunk a pályán Forrás: Hirling Bálint

Melyik felettes ne vágyna arra, hogy harminchat órát szuszakoljon huszonnégybe, hogy ötletei akadálymentesen megvalósuljanak, hogy hasítson a piacon, és még a bizalmukba is fogadják a beosztottjai?

Ebül szerzett jószág ebül vész: amiért nem dolgozunk meg keményen, azt nem tudjuk hitelesen a siker rovatba sorolni. Viszont minden esetben tehetünk azért, hogy hatékonyabbak legyünk. Azaz elenyészően keveset kelljen foglalkoznunk azzal, amit haszontalannak és zavarónak tartunk, és nagyobb részt hasítson ki a napunkból az elégedettség, a boldogság, és a profitábilis döntések. Nem minden pillanat irányítható. De amelyik igen, abba megéri energiát fektetni, a kívánt irányba terelni. Azzal foglalkozni, ami jó a környezetünknek is, nekünk is, elérhető.

Felejtsük el a multitaskingot

Mi magunk is többször kitértünk már arra – amivel rengeteg cikk foglalkozik netszerte –, hogy az egyidejű többirányú tevékenység, a megosztott figyelem üres ígéret. Maga a multitask fogalma a számítástechnikából származik. Amit azonban párhuzamos szálaknak érzékelünk a számítógép esetében, valójában rendkívül fürge váltogatás. A kompjuter is mindig egyfélét művel. Ilyenkor megfigyelhetjük magunkon, nagyon hamar elfáradunk, lanyhul a koncentráció, éppen mert nem vagyunk gépek. A multitask eredménye, hogy jóval több idő alatt végzünk sokkal kevesebbet, mintha együgyűként mennénk neki a tennivalóknak. Ellenben, bár tudományos bizonyíték nélkül, személyes tapasztalatból mondom, az a ritka jóérzés, mint amikor eredményesen lezártunk egy feladatot, inspirál, gyorsít, felpörget. Tehát aki sokat akar markolni, fogjon keveset.

Add ki

Épp a héten, ebben a cikkben énekeltük meg a delegálás szépségét és ritka hatékonyságát. Nem érdemes a tartalékokat elégetni akkor, ha van más járható út, olyan, amelytől ráadásul nem is érünk erőnk végére. De fogalmazhatunk úgy is, a szétosztogatott részügyek valósítják meg az értelmes multitaskingot, ha a vállalatot egységnek tekintjük. És miért ne tekintenénk annak, ha annyi munkánk van a csapatépítésben?

A megfelelő kommunikáció

A magyar nyelvben, mint minden társában, jönnek-mennek a divatkifejezések. Közös jellemzőjük, hogy esernyőként működnek, legtöbbször nem vesszük a fáradságot, hogy definiáljuk pontosan, ahhoz túl gyakran él velük a közbeszéd. Az egyik ilyen az „elbeszélünk egymás mellett”. Ugyanúgy használhatjuk arra, hogy nem értjük egymást, mint hogy több dolgot említünk párhuzamosan, illetve hogy nézeteltérés van köztünk. Egy biztos: a gyér kommunikáció hatalmas, időzabáló fekete luk. Elég egy nem egyértelmű email, vagy a szokásosnál agresszívebb, támadóbb tónus, és órákat, napokat vehet el, hogy feltakarítsuk a romokat, holott az egészet megspórolhattuk volna. Tehát mi a célja az adott telefonhívásnak? Vannak-e kétes, rossz ízű, számonkérésre hajazó szavak a levélben? Inkább szánjunk rá néhány perccel többet, mielőtt megszólalunk, vagy elengedjük a send gombot.

Az időbeosztás

Az időbeosztással két problémánk szokott lenni. Az egyik, hogy attól tartunk, ciki – dedós, nem kreatív, amatőr –, a másik, hogy ellenünk fordul. Hogy átveszi az uralmat a napunk felett. A helyzet ezzel szemben az, a feladatsorunknak mindenképp a végére kell érnünk, ha a munkát elvállaltuk, ez adottság, nem érdemes minősíteni, főként olyan módon nem, hogy fals módon kikezdjük vele az önbecsülésünket (=csak egy gyöki vagyok, aki sorvezető nélkül téblábol és toporog). Alakítsunk ki struktúrát a feladatsorban, és tartsuk be. Semmi szégyellnivaló nincs ezen. A standard rutin a hatékonyság egyik feltétele. Minél biztosabban tartjuk kézben a naptárt, annál intelligensebben és rugalmasabban fogunk tudni reagálni arra, ami váratlanul előadódik.

Helyet mindennek, és mindent a helyére

Ez a mondat egy nagyon híres brazil regényben a jóindulatú, de kissé korlátolt és balfék patikus mottója, és mosolyt csalni hivatott az olvasó arcára. Hírünk azonban, hogy őrületesen működik! Rendet rakni csak akkor lehet, ha tényleg van logikus helyük a tárgyaknak, különben a rendetlenséget toltuk át A-ból B-be. Ha azonban egyszer összeszámolnánk, hány percet töltünk el fölösleges keresgéléssel – kulcs, toll, esernyő, telefon, ruhanemű, dokumentumok –, garantáltan senki arcára nem csalnánk vele mosolyt. A káosszal járó fölösleges frusztrációról nem is beszélve.

Minőségi idő

A kimerült, túlhajtott munkaerő halkan muzsikál. A segítőkészség erény, de csak ha tényleg előáll egyfajta vészhelyzet, nagy hiány, nagy csúszás, ahol arra van szükség, hogy a standardtól eltérő módon dobják be magukat a munkatársak. Senki ne áldozza fel az idejét, ha nem ég a ház, viszont az az ára, hogy ő maga gyengébben teljesítsen. A hatékonyság egyik alapja a ciklikusság. Nem véletlen, hogy San Fransiscóban, a startupok nem hivatalos fővárosában a „Work hard, party hard” elv mentén szerveződnek a mindennapok. Komoly lazítás nélkül nem létezik komoly munka.

Tervezzünk

A türelmetlenség a hatékonyság természetes ellensége. Ha kiállunk a fősodorból azért, hogy átgondoljuk a munkamenetet, hogy kutassunk, hogy kikísérletezzük a legjobb megoldást, hogy apró lépésekre bontsunk egy projektet, az nem időveszteség, azzal mindenki nyer. Az ebből származó hátráltatás átmeneti, de a világos útirány csak segíthet. Egészséges önbizalommal és a megfelelő fázisonként elsajátított hatékonysággal a teljes csapat rekordidőben ér majd célba.