Hatvan-kilencven százalékkal költséghatékonyabb az elektronikus ügyintézés

Az elektronikus ügyintézésre való áttérés hatvan-kilencven százalék közötti megtakarítást eredményez a papír alapú ügyintézéshez képest, egyaránt csökkentve a közvetett és közvetlen költségeket - mondta el az [origo] - nak a Microsec Kft. kereskedelmi igazgatója.

Barsi András Attila a megtakarítások kapcsán példaként említette a posta-, illetve a nyomtatási költség megszűnését, valamint azt, hogy a sokszorosítás költségeivel sem kell számolni az e-ügyintésében.

A Microsec Kft. kereskedelmi igazgatója felhívta a figyelmet arra, hogy az elektronikus irat tetszőleges számban sokszorosítható, minden példány eredeteinek és hitelesnek minősül.

Ráadásul a költségmegtakarítással jelentős időmegtakarítás is párosul, az elektronikus útra való áttérés az ügyintézési idő csökkenését is maga után vonja.

Pillanatokon belül

Az elektronikus irat kibocsátója és befogadója egyaránt időt spórol meg azzal, hogy a dokumentumot elektronikusan kapja, illetve küldi. Például, nem kell sorban állnia egy levél feladásánál, vagy bármilyen ügyintézésnél.

További előny, hogy amint készen van az elektronikus okirat, az azonnal, akár e-mailben is elküldhető, s a címzett (vagy címzettek) az elküldéstől számított pár pillanaton belül meg is kapja (kapják) azt.

Az elektronikusan aláírt irat - annak érvényessége mellett - nem módosítható, így tulajdonképpen mindegy, hogy hogyan jut el a címzetthez - hangsúlyozta a Microsec Kft. szakértője.

A küldés módja tehát nem befolyásolja az irat hitelességét, ahogyan a papír alapú iratok esetében sincs a hitelesség szempontjából jelentősége annak, hogy postás, vagy pedig futár juttatja el a címzett számára a küldeményt.

Technológiai előnyök

Hatalmas előnye a technológiának, hogy nem igényel bonyolult és egyedi kialakítású központi rendszereket. Működési elve - azaz az aláírás és továbbítás - megegyezik a mindenki számára jól ismert papír alapú ügyintézési modellel és folyamatokkal.

Alkalmazásához legtöbb esetben elégséges az aláírói kártya és a már megszokott internet, valamint e-mail használata. Használatba vétele emiatt olcsó és egyszerű. Az elektronikus aláírás fontos tényező a jogbiztonság terén is, hiszen bizonyító erejű okiratokat teremt és ad minden érintett fél kezébe.

Az elektronikus aláírás létrehozására, ellenőrzésére és kezelésére szolgáló nyilvános kulcsú infrastruktúra (PKI) a ma létező legbiztonságosabb technológia.

A jelenleg rendelkezésre álló informatikai eszközöket, lehetőségeket, ismereteket figyelembe véve az elektronikusan aláírt okiratokat gyakorlatilag lehetetlen hamísítani.

Elektronikus pénzintézeti megkeresések

Magyarországon több sikeresen működő elektronikus ügyintézési modell is van. A Microsec Kft. üzemelteti és fejleszti például a Magyar Bírósági Végrehajtói Kamara számára a pénzintézeti megkereséseket elektronikus útra terelő rendszert.

Évente több százezer megkeresést küldenek a bírósági végrehajtók a pénzintézetek számára. A Microsec Kft. által fejlesztett rendszer lehetővé teszi a végrehajtók és a pénzintézetek közötti elektronikus kommunikációt, felváltva ezzel a papír alapú ügyintézés egy részét.

A rendszerben elektronikus aláírással ellátott, titkosított iratok áramlanak a pénzintézetek és a végrehajtók között. A titkosítás fontos, hiszen csak így teljesül a bizalmasság elve, azaz a titkosított e-akta tartalmát kizárólag az akta címzettje ismerheti meg.

Ez lehetővé teszi, hogy az aktát a nyilvános interneten, e-mail üzenet csatolmányaként továbbítsuk - mutatott rá a Microsec Kft. szakértője.

Gyorsabb bírósági végrehajtás

A rendszer bevezetése számos előnnyel járt a végrehajtók és a pénzintézetek számára egyaránt. Olyan elemekre épül, amelyek ma már készségszinten használatosak, mint például az internet és az e-mail üzenetek.

Nem volt szükség egyedi, bonyolult és drága rendszert építeni. Amellett, hogy csökkentek a közvetett és közvetlen költségek, az egy ügyben kiküldött megkeresések számát elméletileg már semmi sem korlátozza, így sikeresebbé és gyorsabbá vált a bírósági végrehajtás folyamata - vázolta fel Barsi András Attila.

Az elektronikus ügyintézés jövője

"Az életünket minden területen átszövő dokumentumok, és okiratok teljes átalakulása elektronikus dokumentumokká messze van, sőt, esetleg így felvetni a kérdést nem is igazán reális" - mondta el az [origo] - nak Kornis György, az Informatikai Vállalkozások Szövetsége elektronikus ügyvitel munkacsoportjának a vezetője.

A gazdasági és az államigazgatási területen azonban, tehát ott, ahol az elektronikus adatfeldolgozásra már egyébként is létezik infrastruktúra, az elektronikus dokumentumok elterjedése kívánatos, és makacsul hiszem, hogyvárható is.

Ennek első fecskéje lenne, ha az állami tulajdonú gazdasági társaságok átállnának elektronikus számlázásra úgy kibocsájtó, mint befogadó szerepükben.

Az egyéb okiratok esetében pedig szükség lenne a dokumentumkezelő rendszereknek a felkészítése az elektronikusan aláírt dokumentumok fogadására, értelmezésére.

Elengedhetetlen az állami szerepvállalás

Mint az elektronikus számlánál, az elektronikus dokumentumok elterjedésében is elengedhetetlen az állami szerepvállalás - említette meg Kornis György.

Tehát az, ha a saját tulajdonában lévő állami és gazdasági szervezetek számára kötelezővé tennék a dokumentumok (szerződések, igazolások, stb. elektronikus formában történő kiadását, és befogadását, mással nem összehasonlítható módon gyorsítaná a gazdaságban is ezeknek az elterjedését.

Ha ez elmarad, és reálisan ezzel kell számolni, akkor az elektronikus dokumentumok terjedése lassú lesz. Igaz, akkor is lesz - tette hozzá az Informatikai Vállalkozások Szövetsége elektronikus ügyvitel munkacsoportjának a vezetője.