Ezekre figyelmeztet a NAV az online számlaadat-szolgáltatások kapcsán

„Miként kerülhetők el az online számlaadat-szolgáltatás hibái?" címmel ezúttal a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) revizorai által feltárt, könnyen megelőzhető hibák kiküszöböléséhez nyújt segítséget honlapján az adóhivatal.

Ez az új összeállítás, melyben a NAV a leggyakoribb hibák kapcsán összegyűjtött néhány fontos szabályt, egy korábbi, hasonló cikkhez kapcsolódik.

A revizorok által feltárt leggyakoribb hibák kiküszöbölésére, melyeket az ügyfelek az Online Számlázó programban ejtenek, az alábbi információkat tette közzé honlapján az adóhivatal.

Az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén - vagyis az Online Számla rendszer Számlaadat-rögzítés menüpontjában - nem lehet számlát kiállítani, az kizárólag a kiállított számlák számlaadatainak manuális rögzítésére használható.

A NAV Online Számlázó programjából kiállított számláról nem kell az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén adatot szolgáltatni,

mert az adatszolgáltatási kötelezettséget a NAV Online Számlázó programja automatikusan teljesíti.

Online pénztárgéppel előállított egyszerűsített számlákat nem kell rögzíteni az Online Számla rendszerben, mivel azokról a pénztárgép küld adatot.

A számlatömbben kiállított számlákról az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén manuális adatrögzítéssel kell teljesíteni az adatszolgáltatást.

A kézi számlák adatait nem szabad rögzíteni a NAV Online Számlázó programjában, mert az nem online számlaadat-szolgáltatást, hanem egy újabb számla kiállítását eredményezné.

Az Online Számla rendszerbe beküldött számlaadatok összességének technikai érvénytelenítése - vagyis ha a kiállított számla helyes, csak az arról teljesített adatszolgáltatás helytelen -

nem azonos a hibás adatokkal kiállított számla érvénytelenítésével.

A technikai érvénytelenítés ugyanis kizárólag az adatszolgáltatás érvénytelenítésére szolgál: arra, hogy a technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyását követően a kiállított számla adatait már a valóságnak megfelelően lehessen rögzíteni.

A beküldött számlaadatok technikai érvénytelenítésének kérése nem jelenti a sikeres technikai érvénytelenítést, mivel a technikai érvénytelenítésre vonatkozó kérést

a rögzítését követően jóvá is kell hagyni

az Online Számla rendszer Nyilatkozatok menüpontjának az Adatszolgáltatás érvénytelenítése részében.

A NAV Online Számlázó programja által teljesített számlaadat-szolgáltatás technikai érvénytelenítését kizárólag a NAV Online Számlázó programjában lehet kezdeményezni, a Számlák listaoldalon az adott számla sorának végén található ikonra kattintva választható Technikai érvénytelenítés funkcióval. A technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyása ebben az esetben is az Online Számla rendszer Nyilatkozatok menüpontjának az Adatszolgáltatás érvénytelenítése részében végezhető el.

Az Online Számlarendszerben elkövetett leggyakoribb hibákra mutat rá az adóhivatal a honlapján megjelent új cikkében Fotó / Shutterstock

A módosító számlákról, illetve a kiállított számlákat érvénytelenítő számlákról is adatot kell szolgáltatni. Fontos, hogy az eredeti számlákat módosító vagy érvénytelenítő számlák ne csak a számlaadat-szolgáltatásra létrehozott Online Számla rendszerbe, hanem a számlakiállítók könyvelésébe, és ezáltal bevallásaiba is bekerüljenek.

A kiállított számlákat módosító, illetve érvénytelenítő számlák esetében hivatkozni kell az eredeti bizonylatra az adatszolgáltatásban is.

Forinttól eltérő pénznemben kiállított számlákról teljesített adatszolgáltatás során nem szabad összekeverni a forintban és a külföldi pénznemben kifejezett értékeket, mivel az a számlától nagyságrendekkel eltérő adatokat eredményezhet.

2020. július 1-jétől már kizárólag 2.0 XSD verzióval teljesíthető az online számlaadat-szolgáltatás, ezért a korábbi 1.0, illetve 1.1 XSD verzióval működő számlázó programokkal küldött számlaadat-szolgáltatásokat az Online Számla rendszer hibaüzenettel elutasítja.

Ha az adózó elsődleges felhasználója valamilyen okból az Online Számla rendszerben újragenerálja a technikai felhasználóhoz tartozó XML-aláírókulcsot és XML-cserekulcsot, az új kulcsokat rögzíteni kell a számlázó programban, különben az interfészen keresztüli adatküldés meghiúsul.

Az adózó által használt számlázó programnak biztosítania kell a kiállított számlák kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozását.

Kiemelten fontos a vevő adószámának pontos rögzítése, hogy mindig a gazdasági eseményben érintett valós partner szerepeljen az adatszolgáltatásban.

Az Áfa törvény 8. paragrafusa szerinti csoportos áfaalany vevő esetében a csoportazonosító számot kell rögzíteni az adatszolgáltatásban, nem pedig az egyes csoporttagok adószámát.

A NAV azt javasolja, hogy az adóalanyok egy saját belső kontrollfolyamatot építsenek ki az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatosan, az Online Számla rendszer lekérdezési lehetőségének segítségével. Ezzel megelőzhető, hogy a revizorok az ellenőrzések során tárják fel a hibás adatokat, illetve adatszolgáltatásokat, ami szankciókkal járhat.

Az adóhivatal javasolja továbbá az Online Számla rendszer Szolgáltatások menüjéből elérhető Használati statisztika időszakos áttekintését is. A Használati statisztika elérhetőségéről, legfőbb információiról, különösen azok hasznosíthatóságáról egy kisfilm is tájékoztat, ami a weboldalnak a rendszerről" elnevezésű főmenüjében közvetlenül megtekinthető. A Használati statisztika fontos információkat tartalmaz az adatszolgáltatás feldolgozási arányairól, minőségéről, tipikus hibáiról, és rámutat azokra a technikai problémákra is, amelyek fejlesztést igénylő feladatként jelentkeznek az adózók oldalán.

Forrás: Nav.gov.hu