A cégek már nyomtatás nélkül is lezárhatják a pénzügyi évüket

A könyvelők az ügyfelektől papír helyett digitális formában is megkaphatják a pénzügyi évzáráshoz szükséges dokumentumokat, élve a minősített elektronikus aláírás adta lehetőségekkel.

A pénzügyi év végén több tíz, vagy akár száz oldalas dokumentumokat szoktak nyomtatni a cégek az évzáráshoz, melyeket aztán aláírnak, lepecsételnek, majd elviszik a könyvelőhöz. Ez több órás, de - a szállítás miatt - akár egy egész napos elfoglaltsággal is járhat, amire viszont ma már létezik egy időtakarékosabb és környezetbarátabb megoldás is.

Ilyen alternatíva lehet olyan dokumentum-menedzselő rendszer, ahol a jogi biztonság megteremtése érdekében a folyamat részét képezi a minősített elektronikus aláírások megszerzése és használata is.

Azáltal, hogy digitálisan „utaznak" a dokumentumok a könyvelőhöz, az ügyfélnek ki sem kell mozdulnia az irodájából, az otthonából, így akár pár percre is lerövidíthető a procedúra.

A minősített elektronikus aláírás, mint technológia nem új keletű, de annak elterjedése a 2016-os eIDAS rendelet óta kezdődhetett meg. A sikerhez azonban olyan szolgáltatók megjelenése is kellett, akik felhasználóbarát és jogilag mégis biztonságos módon kezelhető digitális megoldásokat adnak a vállalatok, könyvelők kezébe.

Ilyen szolgáltatás például a TrustChain Platform, melynél első lépésként elérhetővé válik a videón keresztüli személyazonosítás és minősített elektronikus aláírás megszerzése egy applikáció letöltését követően, aki pedig már rendelkezik ezzel az applikációval, feltölthet és aláírásra küldhet dokumentumokat akár saját, munkatársai, üzleti partnerei részére.

A minősített elektronikus aláírás ugyanolyan bizonyító erejű, mint a kézzel írott,

tehát jogilag egy teljesen biztonságos megoldással állunk szemben. Az elektronikus aláírás fogalmát a magyar jog is befogadta. A minősített elektronikus aláírás a Fokozott Biztonságú Elektronikus Aláírások szigorúbb formája, és az egyetlen olyan elektronikus aláírástípus, amelynek joghatása megegyezik a kézírásos aláírásokéval.

A vállalatvezetőknek és a könyvelőknek egyaránt sokat segíthet a digitális pénzügyi év zárás Forrás: Shutterstock

A videós távoli személyazonosítás nagy előnye, hogy

nem kell megjelennünk személyesen sehol sem, az elektronikus aláírásunkat pedig telefonunk segítségével, egy mobil applikáción keresztül bárhonnan használhatjuk.

Amennyiben minősített e-aláírást és minősített időbélyegzőt helyezünk el egy okiraton, akkor azok a pontosság és érvényesség vélelmét élvezik. Ha később bárki vitatja az aláírás megtörténtét, az aláíró személyét, vagy az aláírás időpontját, akkor a bizonyítás terhét a vitató félnek kell viselnie.

A magyar polgári perrendtartásról szóló törvény szerint a minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesített okirat teljes bizonyító erejű magánokirat. Amennyiben a minősített e-aláírást közokirat kiállítására jogosult fél készítette, és teljesülnek a közokiratra vonatkozó követelmények, akkor a minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentum közokirat.

Ugyan a papír alapú számlát nem kell aláírni, se aláíratni, viszont az eredeti példányokat a másik félnek és/vagy könyvelőnek személyesen vagy postai úton el kell juttatni.

Ezzel szemben az e-számla digitálisan is tovább küldhető.

Ahhoz, hogy az e-számla formai szabályai teljesüljenek, egy tartalmilag számlának megfelelő - pl. számlázó programban kiállított – okiratot minősített elektronikus aláírással is el lehet látni.

A digitális dokumentumok további előnye, hogy lényegesen kisebb valószínűséggel semmisülnek meg a kezelőjük akarata ellenére, elvesztésük lehetőségének kizárását, "tönkre menetelük" megakadályozását tucatnyi iparági szabvány biztosítja - a kinyomtatott számlákkal ellentétben. Továbbá nincs szükség az ügyfél által küldött számlák nyomtatására és lefűzésére sem, hiszen azok a felhőben tárolhatóak.

Forrás: Adózóna.hu