Mit tegyen a cég, ha szabadságra megy az aláíró?

Egy kisebb vagy közepes cég ügymenetét akár hosszú napokra megakaszthatja, komoly fennakadásokat és versenyhátrányt is okozva, ha a cégvezető anélkül megy szabadságra, hogy közben nem biztosított bizonyos dokumentumok cégszerű aláírása. Rosszabb esetben egy fontos szerződés megkötése csúszhat, egy ajánlat beadási, hiánypótlási határideje nem tartható, vagy egy teljesítésigazolás aláírása állíthat meg pénzügyi folyamatokat.

„Talán nincs is olyan hazai kis- és középvállalat, ahol legalább egyszer ne okozott volna már valamilyen fennakadást, hogy nem volt elérhető a cégvezető, az aláíró. A nagyobb vállalatok esetében inkább a több aláírást igénylő dokumentumok kezelése és továbbítása kapcsán jelenik meg a probléma, ha az iratokat papíron és nem digitálisan kezelik. A nyár ilyen szempontból mindig a legkritikusabb a szabadságok miatt" – mondta Somkuti András a Docler Csoport elnöke, az e-aláírás-specialista NETLOCK ügyvezetője.

A problémára régóta létezik költségkímélő megoldás.

Elektronikus aláírással az üzleti iratok halaszthatatlan hitelesítése, aláírása a vezető szabadsága idején is biztosított lehet.

Az új generációs e-aláírás-megoldásoknak köszönhetően a cégvezető néhány kattintással, számítógépen vagy akár egy okoseszközön is aláírhatja a cég jövőjét, működését befolyásoló dokumentumokat.

Még akkor is, ha éppen a tengerparton pihen vagy éppen egy reptéri váróban ül.

Mindez nem utópia és egyáltalán nem luxus. Az e-aláírások új generációjának használata ráadásul nemcsak kényelmes és egyszerű, hanem költségkímélő is. A cégnél például havi két-három ezer forintért aktíválható az e-aláírás szolgáltatás, melynek használatához sem chipkártyára, sem számítógéphez csatlakoztatott kártya-olvasóra nincs szükség.

Van megoldás a cégvezető szabadságának idejére is a dokumentumok aláírására Forrás: Pixabay/Tero Vesalainen

Az e-aláírások ezen új generációja felhőalapú szolgáltatásként érhető el, azaz számítógépen, okostelefonon és tableten egyaránt használható operációs rendszertől függetlenül.

A folyamat mindeközben rendkívül biztonságos. Az e-aláírás igénylése egyszerű és a vezető személyes megjelenésére sincs szükség hozzá. A felhasználó belép az aláíró rendszerbe egy weboldalon, és PIN-kódjának megadása után e-aláírhat bármilyen dokumentumot néhány kattintással. Az elektronikusan aláírt állomány éppen olyan joghiteles, mintha az irodában, tintával írta volna alá a cégvezető a kinyomtatott példányt.

Az e-aláírások nem pusztán nyári áthidaló megoldást nyújtanak. Alkalmazásukkal például jelentősen lerövidíthetők – a jellemzően vezetői engedélyeztetést igénylő – folyamatok. Azaz a cég összességében hatékonyabban működhet.

Amennyiben a cég papír alapú nyilvántartással dolgozik, úgy a dokumentumokat előre elkészített meghatalmazással írhatja alá a cégvezető helyettese, így a cégvezető távolléte alatt is folyamatosan biztosított lesz a céges dokumentumok aláírása. Ez a megoldás jöhet szóba akkor is, ha a cégnél létezik elektronikus dokumentumkezelés, de valamely iratot mégis papír alapon kell aláírnia valakinek. Jól jön a meghatalmazás abban az esetben is, ha a cégvezető rendelkezik ugyan e-aláírási lehetőséggel, azonban elérhetetlen a távolléte alatt, így nem szerez tudomást a fontos dokumentum aláírásának szükségességéről.