Egy speciális felkészüléssel ma már megelőzhető a még nagyobb krízishelyzet

Egy biztosítás sokszor felesleges fizetnivalónak tűnik, hiszen ha nem ér kár, akkor feleslegesen fizetünk. Ha viszont beüt a baj, akkor nagyon komoly anyagi kiadástól vagy eladósodástól menthet meg minket. Egy vállalkozásra talán nem szokás ma még biztosítást kötni, de ha belegondolunk, hogy a szeretteink, családunk élete is ettől függ, akkor fontos lehet, hogy a baj bekövetkezte esetén ne szűnjön meg a vállalkozásunk, s vele a pénztermelő képességünk.

Ilyen biztosításhoz hasonló a cégek hírnevét védő kríziskommunikációs felkészülés is, mely szintén csak akkor térül meg, amikor bajba kerülünk. Akkor viszont nagyot ment.

Ennek előkészítéséhez a cégek vezetőinek először is,

fel kell mérniük a kockázatokat, hasonlóan a biztosításokhoz.

Ilyen kockázat lehet például az, hogy a közösségi médiában milyen valószínűséggel terjesztenek a cégről egy kedvezőtlen értékelést. Ha a vállalkozásnak van flottája, akkor okozhat-e balesetet a céges autóval az egyik alkalmazott? (Nyilván igen.) Ha a cég veszélyes anyagokat gyárt, akkor okozhat-e szennyezést vagy mérgezést az egyik ilyen késztermék, vagy alapanyag, sor kerülhet-e termék visszahívásra? Van-e elvi esély rá, hogy valamelyik hatóság házkutatást tart és felborítja a munkát? Előfordulhat-e munkaerőhiány vagy sztrájk? Ilyen, és ehhez hasonló kérdéseket kell keresni, a vállalkozásra testre szabva.

A kríziskommunikációs felkészülés azonban nem merül ki ennyiben. Ahhoz, hogy már a krízis bekövetkezte előtt is lehessen lépni,

meg kell határozni azokat a helyzeteket, amikor a krízis még elkerülhető, ezeket be is kell gyakoroltatni minden egyes munkavállalóval.

Ha mégis váratlanul következik be a baj, akkor nagy szükség van a hírnév csorbulását eredményező híradások értő kezelésére, a közvélemény lesújtó ítéletének enyhítésére. A kommunikációs szakértő ilyenkor felhasználható kommunikációs paneleket és eljárásokat javasol a megfelelő kommunikáció érdekében a közvélemény, az illetékesek és az érintettek felé. Végül pedig a probléma elhárítása után következik az újjáépítés, a reputáció visszaemelése a korábbi szintre és persze a tanulságok levonása.

Egy speciális kommunikációs felkészüléssel kivédhető, ha a cég bajba kerül, és újra lehet építeni a reputációt Forrás: Dreamstime

Bőhm Kornél kommunikációs szakértő a Forbes.hu-n öt tanácsot javasol a krízis megelőzése érdekében.

1. Mérjük fel a lehetséges kockázatokat a szervezet életében!

Meg kell vizsgálni, ki férhet hozzá a közösségi média fiókhoz a cégen belül, kik kerülnek közvetlen kapcsolatba az ügyfelekkel és a szerződött partnerek mekkora kitettséget jelentenek az ügymenetre.

2. Készítsük el a szükséges forgatókönyveket, szabályzatokat!

Készítsük el és tegyük közzé a közösségi média kezelésére vonatkozó szabályzatokat, beleértve a magatartási és etikai kódexet, az üzleti etikai szabályzatot és a sajtóközlemény paneleket.

3. Krízistréning és szimuláció

Az ügyfélszolgálat számára kommunikációs képzést kell biztosítani, amelyben a szabályokat mindenki alkalmazhatja a gyakorlatban is. Szintén felmérhető ezzel a szervezet illetékeseinek felkészültsége a krízishelyzetek esetére!

4. Monitorozás

Használjuk a közösségi médiák monitorozó szoftvereit, vegyünk igénybe sajtófigyelést, figyeljük a riválisok és a szektor híreit is!

5. Folyamatok aktualizálása

A kríziskommunikációs felkészülés soha nem ér véget, hiszen ez egy folyamatos, ciklikusan megújuló feladatot jelent.

Az időállóság miatt át kell nézni a forgatókönyveket, ha pedig történt krízis, akkor abból a tanulságokat le kell vonni és át kell vezetni ezekbe a forgatókönyvekbe.

Cikkünk a Forbes.hu írása alapján készült.