Növeli egy cég versenyképességét, ha egyes feladatait kiszervezi

Minél nagyobb a vállalat, sok tekintetben annál nehézkesebb -- egy ötvenfős cég gyakran már napi 50-100 dokumentummal béklyózza a munkavégzést

Napjainkban a vállalkozásoknak egyre fontosabb, hogy költséget takarítsanak meg, és a munkafolyamatokat minél hatékonyabban tudják elvégezni. Ehhez hozzátartozik, hogy egyes folyamatokat ki tudjanak szervezni, ám lényegi elem, hogyan válasszák ki az erre legmegfelelőbb partnert. Ebben nyújt segítséget Magyarország piacvezető BPO (Business Process Outsourcing) vállalata, a Process Solutions.

A Business Process Outsourcing (továbbiakban: BPO) valamilyen üzleti folyamatnak a kiszervezését jelenti.

Minden vállalkozásnak az a célja, hogy a legfőbb tevékenységére tudjon koncentrálni, amiben ez a szolgáltatástípus lehetőséget nyújt.

Azokat az üzleti folyamatokat érdemes kiszervezni, amelyek könnyen sztenderdizálhatóak és bár fontosak az üzletmenet szempontjából, nem kritikus, hogy a vállalkozás belső hatáskörben tartsa azokat.

Ilyen tipikus területnek számít többek között az IT, a könyvelés, az adózás vagy a bérszámfejtés. Mivel ezek egy része elsősorban törvény által megkövetelt határidők és szabványok szerint működik, kisebb hatással vannak a napi folyamatokra.

A könnyen sztenderdizálható folyamatokat a legcélszerűbb kiszervezni Forrás: AFP/Mario Laporta

A tervezés és a napi információk – amiket egy kontrolling osztály biztosít – többnyire az adott cégre szabottak és a legtöbb esetben házon belül kell, hogy a döntéshozók rendelkezésére álljanak, ezért kevésbé tipikus, hogy kiszervezésre kerülnek.

Amivel nem kell többé számolni

Az üzleti tevékenységek kiszervezésénél fontos figyelembe venni azokat a közvetlen faktorokat, amelyekkel – ha kiszervezi az adott tevékenységet a vállalat – nem kell többet számolnia:

• Bérköltség, plusz juttatások (iroda, IT költségek, házon belüli költségek stb.)
• Munkavállalók tréningje, menedzsmentje, HR- költsége
• Büntetések, kamatok, amelyek a nem megfelelő szakértelemből származhatnak

További előnyök

1. Extra idő – olyan extra ideje szabadul fel ilyenkor a cégeknek, amelyet üzleti stratégiájuk építésére, vagy akár további üzlet- és ügyfélszerzésre fordíthatnak.
2. Szakértő csapat – a kiszervezés során a cégek folyamatai képzett szakemberek kezébe kerülnek. Ezt úgy képzeljük el, mintha ésszerű ráfordítások mellett, magasan kvalifikált, sokéves tapasztalattal rendelkező alkalmazottaink lennének, akik tisztában vannak a korszerű technológia adta lehetőségekkel.
3. Kockázatok megosztása – egyes vállalatoknál előfordulhat, hogy a szakértelem hiányzik vagy nem tud folyamatosan rendelkezésre állni, ami azért veszélyes, mert nem képes elég gyorsan és kielégítően reagálni törvényi változásokra, így az esetleges büntetések kockázata is növekszik. Fontos tehát, hogy az egyes üzleti folyamatok kiszervezése során a vállalat megosztja a kockázatot a szolgáltatóval.
4. Tanácsadás – a napi folyamatok mellett, adódhatnak olyan helyzetek, amikor üzleti döntéshozatal előtt áll egy cég. Ilyenek lehetnek például a terjeszkedés, bővülés vagy akár a költségcsökkentés. Egy külföldi központ által vezetett cég terjeszkedésénél is érdemes a BPO szolgáltatást választani, mivel egy helyi apparátust, jogi és szabályozási környezetet kell ismernie a cégnek. A szolgáltató viszont amennyiben regionálisan is kiterjedt hálózattal rendelkezik, leveheti az ismeretlen feltérképezésének terhét az ügyfél válláról.
5. Kötelező fejlesztések alóli tehermentesítés – Ilyen aktuális fejlesztési kihívás például könyvelőrendszereknek a NAV Online Számlarendszeréhez való bekötése. Ebben az esetben is a szükséges interfész fejlesztések elvégzése a szolgáltatót terheli.

Bármilyen BPO szolgáltatót választunk, fontos, hogy figyeljünk arra, hogy a vállalat megfeleljen a legfrissebb információ- és adatbiztonsági előírásoknak, valamint lényeges, hogy megvizsgáljuk az üzletfolytonosságot is.

Nézzünk alaposan utána, hogy az adott szolgáltató rendelkezik-e minőségi tanúsítvánnyal és releváns referenciákkal az adott üzleti szegmensben" – javasolja Szalai András, a Process Solutions partnere és ügyvezető igazgatója.