Azoknak, akik még el sem kezdték: 12 tanács a GDPR feltételeinek teljesítéséhez

http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-data-concept-red-opened-padlock-digital-image37936198

A papíralapú adatvédelemmel foglalkozó Fellowes cég pontokba szedte a tanácsokat, amelyeket a cég közleménye szerint azoknak ajánlanak, akik még nem kezdték el a felkészülést. Így az utolsó utáni órákra kaphatnak egy listát a legfontosabb átgondolandó kérdésekről és lépésekről.

Május 25-én az összes uniós tagállamban életbe lép az egységes adatvédelmi rendelet (GDPR), amire már csak rohamtempóban lehet felkészülni, írja a Jogászvilág.hu.

Íme a 12 tanács

1) Végezzen adatvédelmi hatásvizsgálatot! Először is azonosítsa be, hogy mi számít személyes adatnak. Csak olyanok legyenek a cége birtokában, amelyekre bizonyíthatóan szükség van és jogszerűen jutott hozzá;

Illusztráció Forrás: Origo

2) Készítsen eltérés-elemzést, nézze meg, hogy cégénél milyen eltérések vannak az eddigi adatkezelési gyakorlatban a GDPR-ban előírtakhoz képest;

3) Dolgozzon ki olyan megoldásokat és mielőtt megvásárolná vagy bevezetné, tesztelje azokat, amelyekkel a jövőben eleget tud tenni a GDPR-nak;

4)

Győződjön meg róla, hogy rendelkezik a már szükségtelen adatok biztonságos megsemmisítésére vonatkozó gyakorlattal és eszközökkel;

a biztonság kedvéért helyezzünk el iratmegsemmisítőket a nyomtató és fénymásoló mellé, valamint a vezetői irodában

Illusztráció Forrás: --

5) Határozza meg, hogy kinek, milyen adatokhoz lehet jogszerű hozzáférése a cégnél, gondoskodjanak a megfelelő tárolásról;

6) Bizonyosodjon meg róla, hogy az új alapelvek, mint a kifejezett hozzájárulás, az adatok törlésére való jog, az adathordozhatósághoz való jog és a tiltakozáshoz való jog, mind szerepelnek az ügyrendi szabályzatokban;

7) Dolgozzon ki eljárásmódot az adatvédelmi incidens jelentésére és elhárítására. Próbálja ki ezt úgy, mintha tűzvédelmi gyakorlatot tartana;

Illusztráció Forrás: Photononstop/Photononstop/Eric Herchaft

8) Vizsgálja át a vállalatánál megtalálható szerződéseket, beleértve a beszállítói szerződéseket is. Győződjön meg róla, hogy az adatvédelem terén a beszállító partnereivel szemben vannak szerződéses jogai és ragaszkodjon is ezekhez. A beszerzési folyamatokba be kell építeni elvárásként a rendeletnek való megfelelést;

9) Külön rendelkezni kell arról, hogy harmadik félnek milyen adatokat lehet átadni;

10) Indítson adatvédelmi képzést a kollégáinak, vegye fontolóra adatvédelmi biztos kinevezését;

11) Rendszeresen vizsgálja meg, hogy meg tud-e felelni cége a GDPR-nak, azonosítsa az esetleges problémákat és orvosolja azokat;

12) Számoljon azzal, hogy májusig ez egy intenzív felkészülési szakaszt jelent cége életében, el kell végezni a selejtezést és gondoskodni kell a fölösleges iratok biztonságos megsemmisítéséről. Május után pedig folyamatosan kell végezni ezt a tevékenységet, hogy cége eleget tudjon tenni a GDPR-ban előírtaknak.