Amikor a munkaidő elszökik

Akár 30 százalékot is javíthat a hatékonyságán az a cég, amelyik a másodpercalapú módszerrel méri az irodai folyamatokat. Rámutat a szervezeti egységek közötti együttműködés hiányosságaira, megmutatja, hol vannak a cégben valódi tartalékok, de nem a munkavállalót, hanem az irodai folyamatot méri.

A közelmúltban üzleti reggelin mutatták be, hogyan tudott funkcióbővülés mellett létszámot csökkenteni az OTP a MOTIMENT módszerrel. Tuboly Zoltán ügyvezető elmondta, ilyenkor vagy nem pótolják a természetes fluktuációt, vagy a vizsgált szervezetben dolgozó kollégát más munkakörbe helyezik át. A MOTIMENT legsikeresebb alkalmazói a szervezeti létszámtól, az alkalmazott szoftvereik számától és a folyamataik komplexitásától függően 20-30 százalékos potenciált is fel tudnak tárni: egy munkatárs esetében akár 1-2 hónapnyi munkaidővel lehet kalkulálni, amit hatékonyan eltöltött munkaidőre lehet felhasználni. Ez egy 15-20 fős irodai csapatnál évi 5-6 000 óra szabad kapacitást is jelenthet. Egy nagyobb csapatban már több millió forintot érő különbség lehet a hatékonyságban.

Hogyan lehet a legtöbbet kihozni a munkaidőből? Forrás: Thinkstock

Az automatizált mérés nem az irodai környezetben dolgozókat terheli, hanem a szoftverek komplex rendszerét méri és elemzi. A MOTIMENT a „normálistól eltérő” elemeket hozza felszínre, ezeket kisebb részekre úgy, hogy a vezetők számára értelmezhető és döntéskönnyítő legyen. Szimulálja a módosítások hatását. Abban a megbízó és a MOTIMENT szakértői egyeztetnek, mi a célok sorrendje.

A módszertan által mért tényadatok gyakran okoznak meglepetést: sokszor kis megtakarítási potenciált jelentő problémák kerülnek vezetői fókuszba csak azért, mert első ránézésre valóban bosszantó hibákra panaszkodnak a kollégák, ezzel szemben a vezető számára szabad szemmel nem látható – a MOTIMENT-tel könnyedén föltárható – beavatkozási pontok több tízmillió forintot jelenthetnek.

A legjellemzőbb alkalmazási területek: a bankszektor; a biztosítók; a telekommunikációs szolgáltatók; a logisztikai szolgáltatók back office egységei; a vállalatokat kiszolgáló Shared Service Centerek; az ügyfélszolgálatok; a call centerek; a reklamációt, panaszt kezelő szervezetek. Továbbá olyan vállalatok, amelyek a piaci igényekhez igazodva fejlesztenek, a meglévő folyamataik mellé vagy abba integrálva új elemeket vezetnek be, komplex folyamatokat üzemeltetve és tisztán szeretnék látni ezen változások hatását, illetve folyamataik erőforrás igényét, valamint a potenciális lehetőségeiket a hatékonyság növelésében.