Nehezen váltanak papírmentesre a hazai cégek

A fenntarthatóság kérdését még mindig kevés hazai vállalat viseli a szívén. Bár vannak költséghatékony és könnyen használható megoldások az irodák papírmentesítésére, de a szándék önmagában nem elég. Sokszor törvényi előírások követelik meg a nyomtatott formát. Mit tesz és mit tehetne a magyar kkv-szektor a jó ügyért?

A papírmentes irodák hozzájárulnak a fenntarthatósághoz Forrás: Terry Freedman on Flickr

Szabályoknak akarnak megfelelni

A nagyvállalati szoftverek fejlesztésével foglalkozó Quattrosoft Kft. tavaly végzett felmérést Magyarországon a papírmentességről 20 nagyvállalat megkérdezésével. Az eredmények szerint a paírmentesítésre nyitott vállalatok többségét nem a költségcsökkentés vagy a hatékonyságnövelés, de nem is a környezetvédelem motiválja.

A legtöbben azért kezdik meg az átállást, mert a törvényi előírásoknak szeretnének megfelelni, illetve elkerülni a bírságot.

A cégeket a leginkább a magas átállási és szoftverlicenc költség tartja vissza, de az anyagiak mellett az is gyakori akadály, hogy a téma átnyúlik a szervezeti határokon, így nem egyértelmű, hogy kinek a feladata.

Így épül fel a papírmentes iroda

A vállalatoknak a papírmentesítéssel gyakorlatilag három területet kell lefedniük. Ezek

• a vállalati digitális tartalomkezelés, amely a fizikai dokumentumok kezelését helyettesíti;
• az üzleti folyamatok automatizálása és támogatása;
• az iratkezelés, vagyis a beérkező iratok digitalizálás és tárolása.

Ezeknek a megoldásoknak egyszerre kell jelen lenniük, de sok cégnél csak az egyiket próbálják ki. Az is gyakori hiba, hogy szervezeti egységenként különböző megoldásokat használnak, és amikor át kell adniuk egymásnak egy-egy dokumentumot, akkor azt csak nyomtatással tudják elintézni, mert a két rendszer nincs integrálva.

A vállalati ügyek többsége ma már digitálisan intézhető Forrás: pexels.com

A kkv-knak opció az átállás?

Tresch András szerint a papírmentes irodára való átállás nem egyszerű séma alapján történik: minden vállalatnak a digitalizáció más szintje ideális, és eltérőek a szempontok.

A nagyvállalatok többnyire azt várják el, hogy hozzájuk alakítsák a digitális rendszereket, például plusz funkciókat és egyedi iratmintákat kérnek,

míg a kis cégek kisebb költségvetésből gazdálkodnak, nincs is lehetőségük testre szabásra: a minden felhasználónak elérhető eszközökből válogatnak, és azokat a saját igényeik szerint használják" - tette hozzá a szakember.

Sokan a Dropboxban tárolnak és osztanak meg dokumentumokat, de ennek is megvan a maga hátránya, például a Dropbox nem követ folyamatokat. Emellett vannak online feladatkezelést támogató szoftverek, például a BaseCamp és a Trello, amelyek segítenek rendszerezni a feladatokat. Tresch szerint cégmérettől függetlenül az információgyűjtés az átállás előtt a legfontosabb lépés, bár nagyon nehéz a témában tájékozódni, mivel a terület folyamatosan változik. Tresch szerint a nagyvállalati környezetben sem digitalizálható minden tevékenység: a szerződések aláírása például általában marad papíralapú, és a számlák kiállításánál is sokan ragaszkodnak a nyomtatott verzióhoz.

A környezet nem érdekel senkit

A papírmentesítésről rögtön a környezetvédelem és fenntarthatóság kérdése juta az eszünkbe, az eddigiekből mégsem úgy tűnik, hogy ez fontos szempont lenne a magyar vállalatoknál. Dr. Duma László, a Returpack ügyvezetője és egyetemi kutató szerint a hazai kkv-knál nagyon kevés figyelmet kap a környezettudatosság. Általában azok a cégek figyelnek erre, amelyeknek az első embere személyesen elkötelezett a környezetvédelem iránt. A multiknál kicsit más a helyzet, környezetvédelmi politikájukat a magyarországi működésükre is alkalmazzák. Náluk több a környezetet kímélő intézkedés, de a szabályok betartása fő motiváló erő.

A szakértő szerint hazánkban nem fejlett a társadalmi felelősségvállalás kultúrája. Az utóbbi években lát némi előrelépést, de a válság hátráltatja a folyamatot. Az állami szerepvállalás sokat javíthatna a helyzeten: Norvégiában például az autóvásárlási listán vezető az elektromos autó, mert adókedvezményben részesül, aki ilyen típusú autót vesz. Hasonló kezdeményezésekkel, például a cégek környezettudatos működését és a kapcsolódó beruházásokat támogató pályázatokkal növelhető a magyarországi kkv-k környezettudatossága.

A környezetkímélő működést jutalmazó díjakkal és elismerésekkel is jó eredményeket lehetne elérni.

Duma szerint a vállalatoknál a tulajdonos vagy ügyvezető feladata, hogy lépéseket kezdeményezzen, nem várható el, hogy a munkavállalók vállalják a felelősséget.