A nagy webáruház-rendszerekhez „készen adják” az online számlázást

Egy webáruház felépítésekor célszerű az üzleti folyamatokat - így többek között a számlázást is - minél inkább automatizálni. Ehhez kínál kész megoldásokat a Számlázz.hu rendszere.

Egy új webáruház építésekor a legfontosabb az üzleti folyamatok megtervezése. Hogyan történik a megrendelés és annak visszaigazolása? Milyen fizetési illetve szállítási lehetőségek közül választhat a vásárló? Végül pedig hogyan zajlik a tranzakció adminisztrációja, tehát a folyamat melyik pontján kerül a képbe a számla, a szállítólevél vagy – a kiküldött csomaghoz kötelezően mellékelendő – terméklista.

Egy webshop kezdeti szakaszában sokan döntenek a látszólag legegyszerűbb megoldás, a kézi számlázás mellett, és ha viszonylag nagy áruérték mellett a vásárlások gyakorisága korlátozott marad, akkor ez a megoldás akár hosszabb távon is fenntartható lehet.

Ha azonban a kezdeti szakasz után a számlaforgalom volumene miatt a kézzel írott számlák rendszere már nem megoldható, elkerülhetetlen a folyamat – minél inkább teljességre törekvő – automatizálása. Az elektronikus számlázás – és az online szolgáltatók, mint például a Számlázz.hu – kedvező áron kínálnak kész megoldásokat erre az esetre.

„A Számlázz.hu jelenleg közel 400 webáruházat szolgál ki. Ezek a webáruházak a teljes kibocsátott számlamennyiség 30 százalékát adják,” mondja Stygár László, a szolgáltatást üzemeltető KBoss.hu Kft. társalapítója, aki szerint induló és dinamikusan növekvő webáruházak esetén a Számlázz.hu azért is jó megoldás, mert beépített lehetőségeivel végig tudja "kísérni" a webáruház fejlődését, bővülését.

A kezdeti időben lehetőség van egyedi számlák kiállítására, amikor a volumen miatt a manuális ügyintézés már nem megfelelő, akkor a szolgáltatás Excel-alapú számlagenerálása lehet a következő lépcsőfok. „Ez egyfajta kötegelt számlakibocsátásként fogható fel, amelyben az Excelben nyilvántartott tranzakciók alapján például naponta egyszer történik az előző napi rendelések számlázása,” magyarázza Stygár László.

Ennél is jobb megoldás azonban – és egy jól bejáratott webáruház esetén szinte elkerülhetetlen – a számlakibocsátási folyamat teljes automatizálása.

A Számlázz.hu esetén ez a Számla Agent nyílt kapcsolódási felületen keresztül történik, aminek a webáruházhoz való igazítása könnyen megoldható, mindössze minimális informatikai fejlesztést igénylő feladat.

Bár a Számlázz.hu üzemeltetői a „másik oldalon” nem látják, hogy pontosan milyen rendszerű webáruházból állítják ki a számlát, így arról sincsenek információik, hogy a felhasználói bázisuk milyen arányban használja az egyes e-commerce környezeteket.

„Mi egy nyílt felületet biztosítunk, amelyhez az illesztés mindenkinek egyedileg kell megoldania,” magyarázza Stygár László. „Dokumentációt, teszt fiókot és szakmai segítséget biztosítunk, és az illesztés maga is rém egyszerű, gyakorlatilag 1-2 napos informatikai munkát jelent. Azt azonban tudjuk, hogy a legnagyobb bérelhető webáruház-rendszerek már integrálódtak a Számlázz.hu-hoz (Shoprenter, Unas). Ez azt jelenti, hogy azok az áruházgazdák, akik ezekben a rendszerekben bérelnek webshopot, azonnal és készen kapják a Számlázz.hu integrációt,” mondja a szakember.

Ugyanígy nem kell nulláról indulniuk azoknak sem, akik a nagy open source rendszerek valamelyikét választják a saját üzemeltetésű webshopjuk motorjaként. Ezekben az esetekben ugyan az integrációt mindenkinek egyedileg kell megoldani, de ez aligha okoz komoly problémát, különösen, hogy például a széles körben használt Magento webáruház-motorhoz a Számlázz.hu által kínált starter kit készen használható illesztőmodult is tartalmaz.

„Annyira nyílt és jól dokumentált a felületünk, hogy a kapcsolódás legtöbbször a Számlázz.hu közreműködése nélkül, problémamentesen létrejön,” fejti ki Stygár László.

Az integráció lépései hagyományosan a dokumentáció alapján elkészülő próbamodul, majd – a megfelelő tesztek után – az éles üzemre való átállás.

A tapasztalat szerint az esetek többségénél a Számlázz.hu szakembereinek aktív közreműködésünkre nincs is szükség.