Az elektronikus számlázás és az első példányok mítosza

Az elektronikus számla olcsóbb és praktikusabb is, mint a papír alakú, az elterjedtsége azonban egyelőre közelébe sem ér az utóbbinak.  Az egyik gyakran felmerülő probléma, az első, eredeti példányok és a sztornózott számlák kérdése.

A kézi kitöltésű számláknál különös jelentősége van az első példánynak, hiszen egy számla kizárólag egyszer tölthető ki „eredetiben”. Az indigóval készülő másod- illetve harmadpéldányok rendszerint a számlát kiadó cég könyvelésébe kerülnek, a számla sztornózásakor pedig a befogadó céget általában megkérik, hogy küldje vissza az eredeti első példányt.

Az elektronikus számlának minden példánya egyenértékű az első példánnyal

Az érvénytelenített számla első példánya a számlát kiadó cég könyvelésébe betéve azt igazolja, hogy azt a befogadó cég nem állította be költségként a saját elszámolásába, így az adóhatóság biztosra veheti, hogy nem történik olyan eset, amikor a kiállító cég nem fizeti be az áfát (hiszen sztornózta a számlát), egy olyan tétel után, ami után a befogadó fél mégis visszaigényli azt.

Előfordul ugyan, hogy az eredeti számla nem kerül vissza a számlát kiadó cég könyvelésébe (például mert a postán elkeveredett, vagy mert a befogadó cég elmulasztotta visszaküldeni azt), ekkor azonban a kiállító cég rendszerint sztornó számla kiadásával tudja kétséget kizáróan szabályossá tenni a könyvelését. Ha a kiküldött számlát (aminek az első példányát nem sikerült visszaszerzni), egy kiküldött sztornó számla követi, amiből mindkettő benne van egy cég könyvelésében, az kétségtelenül igazolja, hogy a kiállító cég szabályosan járt el. Az pedig már a befogadó cég felelőssége, hogy az eredeti, lefűzött számla mellé beállítja-e a szintén befogadott sztornó-számlát. Ha nem így tesz, akkor természetesen szabálytalanul jár el (kivéve persze, ha az eredeti számlát sem szerepelteti a könyvelésben).

De hogyan működik mindez az elektronikus számlák esetében?

Ami a szoftverrel nyomtatott számlákat illeti, egyértelmű, hogy sokkal nehezebb megkülönböztetni – pláne utólag igazolni -, hogy egy-egy dokumentum valóban a számla első példánya-e. Bár a számlázóprogramok többsége csak egyszer enged első példányt nyomtatni, ezek a nyomtatványok fénymásolóval könnyedén sokszorosíthatók, és még ha utólag kék tollal kézi aláírás vagy céges pecsét kerül is rájuk, könnyű belátni, hogy ezek sem számítanak kimondottan meggyőző bizonyítéknak.

„Az elektronikus számlák esetében nincs eredeti példány, vagy máshonnan közelítve a kérdést, minden példány pont ugyanannyira számít eredetinek,” mondja Stygár László, a Számlázz.hu online számlázó-alkalmazás társalapítója. A szakember szerint a gyakorlat rámutatott arra, hogy felesleges – és a gyakorlatban képtelenség is fenntartani az első példányok kitüntetett szerepét.

Minthogy ezeket a számlákat kizárólag adatfájlokban tárolják, ha azt száz példányban sokszorosítják, például egy kör-emailben, akkor mind a száz példány ugyanannyira hitelesnek és eredetinek számít majd, mint egy hagyományos, papír alapú számla első példánya.

A gyakorlatban gyakran megjelnő hiedelmekkel szemben egyébként mára a jogszabályok is alkalmazkodtak a széles körben elterjedt gyakorlathoz. Az EU-szabályozása szerint a számlákat ma már nem kell saját kezűleg aláírni vagy lebélyegezni, mint ahogy a legtöbben gondolják.

A szabályozás és az adottságok tehát megvannak ahhoz, hogy az elektronikus számla tovább folytassa a terjedését. Korábban már írtuk, hogy a jelentősen alacsonyabb költségeken túl az egyszerűség, átláthatóság, kereshetőség és még számos egyéb tényező is efelé a megoldás felé tereli a vállalkozókat. Az is nyilvánvaló ugyanakkor, hogy a jelenlegi elterjedségéből kiindulva az e-számlák részesedésében továbbra is nagyon komoly potenciál van.