A beszerzés mára stratégiai funkcióvá vált

Gyökeres átalakuláson esett át a beszerzés területe, részben a vásárlói szokások, részben az új technológiák, részben pedig az új vállalati struktúrák következtében - hangzott el a Joint Venture Szövetség rendezvényén.

25 évvel ezelőtt a beszerzés még főleg egy kereskedelmi-fókuszú funkció volt, ellátási felelősséggel és célokkal, mondta Gábor Zsolt, az MLBKT Beszerzési Vezetők Klubjának vezetőségi tagja, hozzátéve, hogy az elmúlt több mint két évtized alatt nagyon jelentős változáson esett át a szakma. A beszerzés ugyanis korábban 80-90 százalékban operatív dolgokkal foglalkozott.

A hőskor

Az első, jelentős változás a kilencvenes évek elején történt, amikor a beszerzés legalább féllábbal kilépett az operatív folyamatból, hogy az idejük egy részében elkezdjen stratégiai dolgokkal foglalkozni. Ide tartozik a módszertan javítása, az eszköztár bővítése, vagyi s PO-k egyenként való kezelése helyett keretszerződésekkel szabályozni a beszállítói bázist és a beszállítói rendszert. Az új beszállítói stratégiák között ekkor jelent meg a 2+1 stratégia, az 5-step nevű, ötlépéses beszerzési módszer, ami a tenderek hatékonyabbá tételét és lerövidítését célozta, a Global sourcing, a Low Cost Country sourcing koncepció és egyéb, akkor újnak számító, mára már részben elavult koncepciók. (A Low Cost Country sourcingot mára például szinte teljesen felvásárolta a fizikai közelség előnyeiből kiinduló Near Shoring).

Operatív funkcióból a vállalati stratégia részévé vált a beszerzés Fotó: MTI/Bruzák Noémi

Eközben részben a verseny miatt, részben pedig a piacok átalakulása miatt a hatékonyság, a rugalmasság és a minőség javítása lett a piac elvárása, ami komoly nyomást eredményezett a vevői oldalról. A lean filozófiák megjelenése, a just in time alapú beszerzés illetve az on demand elvárások mind nagyobb térnyerése egyértelműen a beszállítói programok radikális átalakítását eredményezték.

Az igazán értékes beszállítók azok voltak, amelyek együtt tudtak gondolkodni a hatékonyság növekedéséről, nem pedig azok, amelyek esetleg árengedményekkel próbáltak versenyben maradni.

A vállalati struktúrák is átalakultak

A belső funkciók kooperációjának átalakulása is rányomta a bélyegét a beszerzés átalakulására. A költségcsökkentés – különösen a jelenlegi válságkörnyezetben – továbbra is elsődleges prioritás, de csaknem ugyanilyen fontossá vált a felhasználás csökkentése, a komolyabb tervezés és kontrol. A beszerzési vezetők tehát sok esetben nemcsak a beszerzési árakért, hanem a teljes költésért felelősek lesznek.

Az informatika szerepe a beszerzési terület fejlődésében szintén kulcsfontosságú. Egyrészt a különböző automatizálási folyamatok, másrészt pedig – főleg az ERP-rendszerek megjelenésével – a self-service elterjedése illetve a különböző optimalizációs folyamatok mind radikálisan alakították át a beszerzés folyamatát. Az optimalizációnak korábban a folyamatok egyszerűsítése volt a célja, ma már, a matematikai modellezés begyűrűzésével a komplex feladatokkal is valóban az optimum érhető el, így az egyszerűsítés mellett komolyabb célok is megjelenhetnek.

A humánoldalon is nagyon sok fejlődés történt, természetesen itt is részben a piac nyomására. Az itt tetten érhető folyamatok közül érdemes kiemelni a regionális centralizációt, a szolgáltató-központokat valamint a specializációt.

A beszállítói oldal változásait az utóbbi években első sorban a válság, a beszállítói piac volatilitása diktálta. A beszállítók bedőlése szükségessé tette a területen korábban szinte ismeretlen kockázatmenedzsmentet, válaszként erre sokszor az együttműködés kínálkozik (akár a folyamatos versenyeztetés hátrányára is). A növekvő rizikó ugyanis a bizalom szerepének megnövekedését, és a beszállító-megrendelő mind szorosabb együttműködésre való igényét eredményezi.

A legfontosabb kompetencia igények is eltolódtak: a korábbi kereskedelmi szakértelem helyett ugyanis mára sokkal inkább a komplexitás-menedzsment kerül előtérbe. (balanced scorecard rendszer).