Így lehetsz projektmenedzser akkor is, ha nem vagy az

Mit menedzsel a projektmenedzser a projekten kívül és belül? Természetesen időt és feladatot, és ha örül az állásának, lényeges, hogy mindezt hatékonyan tegye. Csakhogy a részfeladatok váltogatását, a fáziskövetést, a munkaidőmérést és -nyilvántartást éppen a frappáns és eredményes kontroll sínyli meg a legkönnyebben.

Mindenki hatékonyan szeretne dolgozni, mert ez nem csak munkahelyi kérdés. Aki nem aprózza el magát, aki tudja, hogyan ne fulladjon káoszba, ha sok a dolga, elkerüli a munkahelyi stresszt. Könnyebben veszi a magánélet feladatait, kommunikatív marad, sokkal nagyobb eséllyel tartja egyben a kapcsolatait.

Akit érdekel, ezen a linken rengeteg, olykor megdöbbentő adatot talál munkahelyi leterheltség és magánélet kapcsolatáról. Igaz, hogy a statisztika az Egyesült Államokra vonatkozik, de a jelenségek zöme sajnos ismerős.

Csekély ízelítő az oldalról: a házasságok fele válással végződik, a válások 95 százalékának oka a kommunikáció hiánya. Hétfő reggel az alkalmazottak 80 százalékának nincs kedve dolgozni menni, igaz, ez az adat péntekre 60 százalékra „javul”. Amerikában egy átlagos munkanapon 17 millió értekezletet tartanak, ezek résztvevőiről elmondható, hogy 10 emberből 9 ábrándozással üli végig őket.

A megvásárolt önsegítő könyvek, hanganyagok és dvd-k 95 százalékát soha fel sem csapja senki. Az átlagember 13 különböző módszerrel osztja be az idejét. A szívrohamok zöme hétfői napon történik. Az amerikaiak 75 százaléka panaszkodik arra, hogy állandóan fáradt.

Szívesen folytatnánk, elképesztően érdekes olvasmányt adnak ezek az adatok, de ennyi is világosan kirajzolja: ha abból csinálunk rendszert, hogy felülkerekedjünk az üresjáratokon, az az életünk más szegmenseiben is meghálálja magát.

Ennek jelentősége köszön vissza a magyar Basewalk nevű startup által fejlesztett szoftverben. A termék neve Taskfit, a rendeltetése pedig egyetlen szóban a hatékonyságnövelés. Melegen ajánlott kkv-k számára, de mivel egyszerre felsővezető-, középvezető- és alkalmazottbarát, nagyobb szervezetek működésére is passzol, egyéni és csoportmunkában egyaránt.

A Taskfit segítségével eltüntethetjük az üresjáratokat a munkában Forrás: Thinkstock

Hogyan működik?

Minden feladathoz tartozó minden információ egyetlen desktop-felületen van eltárolva. Könnyen létrehozható és delegálható minden feladat, később minden részletük nyomon követhető. Nem kell azzal foglalkozni, melyik fázis mennyi munkaidőt vesz el, a szoftver automatikusan rögzít és nyilvántart minden tevékenység- vagy dokumentáció-változást.

Kinek mit adhat?

A felsővezetők így folyamatosan tájékozódhatnak arról, mennyire kihasználtak a vállalat erőforrásai, melyek a szűk keresztmetszetek, hol helyezkednek el a mérföldkövek a teljesítésben. Részletesen informálódhatnak a projektek aktuális állásáról, a beosztottak aktuális teljesítményéről. Nyomon követhetik az időalapon elszámolt szolgáltatásokat, és folyamatosan tájékozódhatnak az ügyfelekről is. A középvezetők egyszerűen és hatékonyan oszthatják ki a feladatokat, real time méréseken alapuló riportokat kapnak, mind az eltervezett, mind az ad hoc feladatokat könnyen azonosíthatják és követhetik. A beosztottak számára pedig könnyen, elérhetően tárolódik minden olyan információ, amelyet az adott feladatukhoz tudniuk kell, a nyomonkövetésre és az adminisztrációra pedig automatikus funkciók állnak rendelkezésükre.

Mi benne az újdonság?

A Taskfit hiánypótló terméknek tekinthető abban, hogy a projektmenedzsment öt fázisa – kezdeményezés, tervezés, végrehajtás, ellenőrzés, lezárás – közül leginkább a végrehajtásra összpontosít. Folyamatosan és állandóan mér a feladatokhoz kapcsolódó minden tevékenységet, így képes valós idejű, nem utólagos, hanem automatikus riportot adni arról, ami a számítógépen történik. Együttműködés-barát módon kezeli a feladatokhoz rendelt jogosultságokat, chateket, dokumentum-megosztásokat.

A Taskfit kiegészítő, egyszersmind önálló feladatkezelő termék: minimális szinten, alapprojektek esetében támogatja a tervezést, ám a fő használati területe a végrehajtási fázis. Arra fókuszál, hogy az Office megszokott programjaiban zajló folyamatokat leegyszerűsítse és felgyorsítsa, könnyen mérhetővé és elérhetővé tegye. Mindazt rendszerezi egy projekten belül, amin az adott pillanatig dolgoztunk. Az időrabló kiegészítő tevékenységeket elfelejthetjük. Az eddig magyarázkodásra, keresgélésre, félbehagyott és elveszett feladatokra pazarolt energiát pedig a valódi céljainkra fordíthatjuk. Ráadásul semmit nem kell kidobnunk, amit eddig használtunk, a Taskfit összeköthető vállalati projektmenedzsment szoftverekkel, importálásra és exportálásra alkalmas. Projektmenedzserré sem kell átképeznünk magunkat hirtelen, használatának nincs más feltétele, mint az, hogy eleve számítógéppel végezzük a munkánkat.

Kinek jön kapóra?

Gyakorlatilag bármely olyan vállalkozásnak, amelyben irodai munkavégzés folyik. A médiacégek, adótanácsadók, könyvelőcégek, ügyvédi irodák, IT-fejlesztő cégek, grafikai stúdiók, mérnöki irodák életét azért könnyítheti meg, mert ezeknél kiemelten fontosak a határidők. Azok a cégek, amelyeknél nem mindegy, hányan végzik el ugyanazt a munkát, terhelhető-e még a munkatárs, ahol komoly outsourcing zajlik, és nincsenek azzal tisztában, mennyit és hogyan végeznek el a feladat egészéből a külsős cégek. Ahol a termékmenedzsmenttel és marketinggel sok munkatárs foglalkozik, és ajánlott folyamatosan tudni, milyen prioritások mentén zajlik a fejlesztés. Ahol komoly projektmenedzsment zajlik, évente nagyszámú projekttel, benne sok résztvevővel.

A terméket tehát használhatja nagyvállalat a munkaerő-hatékonyság optimalizálására, vagy a beszerzési költségeinek csökkentése kapcsán, de kis- és középvállalkozások is, hogy az ügyfeleket kiszolgálják, a munkával töltött idővel elszámoljanak, hovatovább magánszemélyek is, akik az életüket szeretnék jobban megszervezni.

De azért ne essünk át a ló túlsó oldalára

Nagyszüleink elevenen emlékeznek azokra az időkre, amikor blokkolóóra mutatta, ki mennyit fordított értékes munkára az értékes közös munkaidőből. Angliában a nyolcvanas években soha senkit nem kért számon a főnöke, ha késve kezdte az irodai órákat, a rosszallás csak a kalkulált levonásban mutatkozott meg. Ma pedig bizonyára mind ismerünk olyan cégeket – ügyvédi irodák, bankfiókok –, amelyekben az alkalmazottak konkrétan nem férnek hozzá a közösségi platformokon vitt profiljukhoz. Ahogy az ötvenes évek álságos munkamorálját eszünk ágában sincs visszasírni, a robotokra szabott merev korlátokat sem fogadjuk örömmel. A munkahely természetéből fakadóan felnőtt terep, ebből logikusan következik, akkor hozzuk a legjobb formánkat, ha ott felnőttként kezelnek minket. Négyszáznyolcvan végigkalapált perc nem a maximalizmust szolgálja, hanem frusztrálttá tesz, és teljesen érthető, ha nehezen viseljük, amikor bárki a monitorunkat figyeli. A teljesítmény valódi mértékegysége a lezárt feladat, nem pedig a percek és órák. Így hát remek könnyebbség, ha a Taskfit segítségével átláthatóbbak a munka kapcsán bejárt pályáink, de a magánszféra valamennyire automatikusan jelen van az irodában is. Tartsuk ezt szem előtt.