A delegálás 7 aranyszabálya

Folyamatosan úszol? Soha, semmire nincs időd, ugye? A megoldás egyszerű: delegálj. Többet! Vagy már eleget delegálsz? Akkor delegálj még többet!

Embereket vezetni, céget menedzselni rendkívül bonyolult dolog. Azonban amennyire összetett a feladat, annyira kevés azoknak a pontoknak a száma, ahol az emberek többsége kudarcot vall.

Ezen kevés pont közül az egyik, és messze a legfontosabb a delegálás.

Semmire sincs időd? Delegálj többet! Még többet! Forrás: Flickr user Osipovva

A vezetők többsége nem delegál eleget, nem a megfelelő dolgokat delegálja illetve nem jól delegálja a dolgokat. Hogy miért? Talán azért, mert úgy gondolja, csak az van jól megcsinálva, amit ő maga csinál meg. Talán azért, mert nincs kinek. Talán azért, mert „nekem egyszerűbb és gyorsabb megcsinálni, mire elmagyarázom, hogy mit szeretnék, addigra már kész is vagyok vele”.

Az ok azonban mindegy. A végeredmény ugyanaz lesz.

Az a vezető, aki nem delegál eleget folyamatos időprésbe kerül, ráadásul általában pont a fontos dolgokra nem marad ideje, ettől aztán frusztrált lesz – a negatív spirál pedig innen kezdve elkerülhetetlen. A beosztottak pedig azt fogják érezni, hogy a főnök nem bízik bennük, ettől csökken a motivációjuk, sőt, hamar hozzászoknak a „kézi vezérléshez”, és egy (nagyon rövid) idő után már képtelenek is lesznek nélküle működni.

Az alábbiakban összegyűjtöttük a delegálás 7 legfontosabb szabályát.

Gondold át, hogy mit delegálsz

Amikor a delegálás szóba kerül a mennyiség és a minőség egyaránt kritikus szempont kell, hogy legyen. Fontos, hogy ne a pillanatnyi hangulatod vagy valami ad hoc esemény döntse el, hogy mit delegálsz, hanem lehetőség szerint valamilyen átgondolt stratégia szerint oszd ki a feladatokat.

Először azoktól a feladatoktól szabadulj meg, amik gyakran ismétlődnek. Így az idő, amit belefektetsz abba, hogy valakit megtaníts elvégezni a feladatot, hamar megtérül, hiszen második vagy harmadik alkalommal már nem lesz szükség a közbenjárásodra. Ráadásul ezeknél a feladatoknál rendszerint nem kell minden alkalommal külön döntést hozni, hanem viszonylag jól körülírható, hogy milyen esetben hogyan kell eljárni. Ez egyrészt feleslegessé teszi, hogy személyesen te intézd őket, másrészt pedig biztonságot és önbizalmat ad annak a munkatársadnak, aki a feladatot kapja.

A heti riportok megírása, az árajánlatok kiküldése vagy az ügyfélpanaszok kezelése klasszikusan olyan példák, amelyek esetében csak jól meghatározod a kereteket, és már meg is szabadulhatsz a feladatoktól.

Gondold át, hogy kinek delegálod

Ha éppen vonalban vagy, amikor bejön egy új feladat, és ezért átpasszolod az első embernek, aki benyit az irodádba, akkor aligha jártál el elég körültekintően.

Ismerned kell a cégeddel kapcsolatos feladatok jellegét, és pontosan tudnod kell, hogy a munkatársaidnak mik az erősségeik, gyengéik. Az már más kérdés, hogy utána úgy osztod-e ki a feladatokat, hogy biztosan hibátlan megoldás szülessen, vagy pont azzal a céllal, hogy kihívások elé állítsd az embereidet: a lényeg, hogy tudatos döntés szülessen.

Kommunikálj tisztán

Az nagyon jó, ha te pontosan tisztában vagy azzal, hogy kitől mit vársz és miért. Ez azonban kevés. A feladatot, a feladattal kapcsolatos elvárásaidat, és azokat a szempontokat, amik alapján a végeredményt értékelni fogod nagyon tisztán és érthetően kell kommunikálnod a kollégáiddal. Ne azon spórolj időt, hogy csak félmondatokat vetsz oda nekik – ezt az időt ugyanis sokszorosan fogod visszafizetni, amikor nem azt kapod, amit vártál.

Kérdezz vissza, bíztasd a munkatársaidat arra, hogy ők is tegyenek így. Sőt, az is fontos, hogy a feladat elvégzése közben végig elérhető legyél számukra, és ne féljenek kérdezni akkor sem, ha már elkezdtek dolgozni a kijelölt munkán.

Delegálj felelősséget, ne feladatokat

Ha ebből az egész cikkből egyetlen dolgot jegyzel meg, ez legyen az: ne feladatokat, hanem felelősségeket delegálj. Ne azt add ki feladatnak, hogy a beosztottad ezt és ezt válaszolja az ügyfélnek, hanem azt, hogy kezelje a panaszát.

Ehhez persze nemcsak feladatot, hanem jogkört, döntési lehetőséget is kell adnod. A legtöbb projekt ott akad el, amikor olyanok felelnek a végrehajtásért, akiknek nem áll jogukban meghozni a megfelelő (és szükséges) döntéseket.

Angolul a felelősség (responsibility) két szó összetételéből ered. Az egyik a válasz (response), a másik pedig a képesség (ability). A válaszadás képessége és a lehetőség arra, hogy a felmerülő problémákra meghozzák a megfelelő döntéseket szükséges ahhoz, hogy a kollégáid valóban felelősséget vállalhassanak a munkájukért.

Kísérd figyelemmel (korrigáld)

Íme egy másik tipikus hiba: kiadod a feladatot, majd elfeledkezel róla, és soha nem foglalkozol vele addig, amíg (a határidő pillanatában, esetleg utána néhány nappal) készen nincs a munka. És elborzadva látod, hogy valami teljesen más született, mint amire te eredetileg gondoltál.

Nagyon fontos, hogy a feladatok kiadásával ne elhárítsd magadtól a munkát, hanem delegáld azt. Ez azt jelenti, hogy folyamatosan figyelemmel kell kísérned a fejleményeket. Persze ez nem azt jelenti, hogy a kollégád háta mögött kell állnod, miközben gépel – a figyelemmel kísérés azt jelenti, hogy nem téveszted szem elől, nem pedig azt, hogy halálba idegesíted őt a jelenléteddel.

Ha pedig valami nem úgy megy, ahogy azt elvárnád, akkor azt az első pillanatban jelezd, amikor lehetőség adódik rá. Sokkal könnyebb még egy kört menni a körforgalomban, mint visszatolatni húsz kilométert, miután elindultál rossz irányba.

Ellenőrizd

A feladattal ugyan a felelősséget is kiadtad, ez azonban nem mentesít téged az alól, hogy a vezető felel a beosztottjai munkájáért. Ha saját céged van, úgy magad felé van felelősséged, ha alkalmazottként dolgozol, úgy a te főnökeid felé.

A delegálás nem jelenthet lustaságot: az elvégzett munkát ellenőrizned kell! A gyakori kifogás pedig, hogy „ellenőrizni valamit, és a hibákat megtalálni legalább olyan nehéz, mint elvégezni magát a feladatot”, egészen egyszerűen nem igaz.

Adj visszajelzést!

A delegálás, a tiszta elvárások, és a feladatok mellé járó felelősség motiváltabb, átgondoltabb, hatékonyabb és elkötelezettebb beosztottakat eredményez. Ez azonban csak akkor igaz, ha képes vagy megfelelő visszajelzéseket adni a kiadott feladatokkal kapcsolatban: ha kritizálnod kell, azt tedd célratörően, korrektül és a végső sikert szem előtt tartva. Ha pedig pozitív visszajelzést, vagy dicséretet kell megfogalmaznod, akkor ne fukarkodj se az idővel, se a figyelemmel!