E-mailezési szabályok álláskeresőknek

Egy állás megpályázásánál könnyen ronthatjuk az esélyeinket, ha az első e-mailben szarvashibákat követünk el. Hogyan illik megszólítani a HR-est? Miként köszönjünk el? Melyek a hivatalos e-mail írásának szabályai? Néhány praktikus tippet gyűjtöttünk össze.

A személyzeti szakemberek írásbeli pályázatok százainak áttanulmányozása után pontosan látják a gyakori és tanulságos bakikat.

Kurta levél nem levél

"A jelentkezők gyakran megszólítás és elköszönés nélkül mindössze ennyit írnak a levélbe: önéletrajz, motivációs levél mellékelve" - mesélte Balázsy Krisztina, a Grafton vezető tanácsadója.

Ezzel azonban előnytelen helyzetbe hozzák saját magukat. "Az ilyen kurta "levél" unszimpátiát vált ki a kiválasztást végzők legtöbbjéből, első benyomásuk a jelöltről negatív lesz. Jobb elkerülni ezt, és inkább tíz-tizenöt percet rászánni elkészítésére" - mondta el Balázsy Krisztina.

A megszólítás

"Az elektronikus levelezésre - különösen az állásokra való jelentkezésekkor - az üzleti levelezés szabályai vonatkoznak" - tudtuk meg Görög Ibolya protokollszakértőtől.

Az e-mailt is - bármely hivatalos levélhez hasonlóan - megszólítással kell kezdeni, ami többféle lehet. "Ha a címzettnek van rangja, akkor azon szólítsuk meg: Tisztelt Osztályvezető Asszony! Ha nincs, vagy nem tudjuk, akkor pedig a nevén: Tisztelt Kovács Úr!, a nőknél pedig Kedves Szabó Andrea! Ha olyan címre írunk, ahol nincs még név sem, akkor a Jó napot kívánok! kezdés ajánlott" - tájékoztatott a protokollszakértő.

"A Kedves Béla! vagy a Kedves Andrea! formát csak bizalmaskodás és hosszabb ismeretség után javaslom" - tette hozzá.

A tartalom

A megszólítás után tanácsos leírni: pontosan mely pozícióra jelentkezik a jelölt, hol találta a hirdetést, illetve hogy mit csatolt az e-mailben. Ki lehet térni emellett arra, miért pont erre a munkakörre jelentkezett.

A www.jobpilot.hu oldalon bukkantam rá hirdetésükre, amelyben dinamikus, kiterjedt kapcsolatrendszerrel rendelkező, 2-3 év tapasztalattal rendelkező értékesítőt keresnek.

Ajánlatuk azonnal felkeltette érdeklődésem. Mivel úgy érzem, a hirdetésben felsorolt elvárásoknak megfelelek, valamint az Önök által ajánlottak is egyeznek elképzeléseimmel, a jelentkezés feltételeinek megfelelően mellékelten küldöm angol illetve magyar nyelvű önéletrajzom és motivációs levelem.

Tilos a tegeződés

A hirdetésre elküldött e-mailben tilos tegeződő formát használni. A stílust tekintve nem ajánlott sem a barátkozó, sem a túlzottan kedveskedő, ahogy a laza sem. "Ne használjon smiley-kat, se szlengbe tartozó szavakat, és bánjon óvatosan a jelzőkkel is. Érthetőnek kell lenni, hivatalosnak és udvariasnak" - foglalta össze Görög Ibolya.

Az elköszönéssel kapcsolatban Balázsy Krisztina elmondta: a jelöltek általában azt cifrázzák túl a leginkább. "Gyakran írják: Bizalommal várom mielőbbi megtisztelő válaszát. Ez túl sok. Elegendő csak ennyit írni: Előre is köszönöm válaszát" - ad tippet Balázsy Krisztina.

Üdvözlettel, tisztelettel

"A levél zárására az üdvözlettel és a tisztelettel egyaránt megfelelő. Nem árt tudni: míg az üdvözlettel szó semleges hatású, addig a tisztelettel formáció hangsúlyozottá teszi az elköszönést" - állítja Görög Ibolya.

"Mielőtt azonban elküldi a levelet, mindenképp ellenőrizze: nem maradt-e benne helyesírási hiba. Rendkívül rossz hatást kelt a hibákkal teletűzdelt e-mail" - figyelmeztet a protokoll tanácsadó.

Oroszi Babett