10 Google szolgáltatás, ami hatékonnyá teszi a közös munkát (1. rész)

A Google keresőjét mindenki ismeri – olyannyira, hogy már nemcsak az angolban, hanem a magyar nyelvben is elfogadott, közhasználatú szó lett a „guglizni” ige. De miközben mindenki azonnal megguglizza az ismeretlen kifejezéseket, vagy ráguglizik az új dolgokra, kevesebben tudják, hogy a Google számos egyéb szolgáltatást is nyújt, ezek közül a legtöbbet teljesen ingyen. Az alábbiakban olyan, mindenki számára ingyenesen hozzáférhető szolgáltatásokat gyűjtöttünk össze, amelyek megkönnyítik, megdobják, vagy sok esetben radikálisan átalakítják a közösen végzett munkát.

Gmail

A Google ingyenes email szolgáltatása már a magyar felhasználók körében is rendkívül népszerű, és okkal. Az egyszerű kezelőfelületű, gyors, és teljes egészében magyarul is használható rendszer átalakította az elektronikus levelezés korábban megszokott sztenderdjeit. Az automatikusan összefűzött „threadek”, vagyis az egy bizonyos levélre érkezett viszontválaszok összekapcsolása lényegesen áttekinthetőbbé teszi a postafiókot, a kifinomult beállítások és különböző szűrési lehetőségek pedig hatalmas segítséget nyújtanak annak, aki naponta sok levelet fogad és küld.

A Google-nél szinte természetes, hogy a beépített kereső gyors és precíz – így nem lehet gond akár többéves leveleket is pillanatok alatt előbányászni. Ami mégis kiemelte a Gmailt a tengernyi ingyenes emailszolgáltató közül, az a rendkívül fejlett automatikus intelligenciával rendelkező spam-szűrője.

Tipp: Némi hozzáértéssel könnyedén beállíthatjuk, hogy a saját céges emailjeinkhez is hozzáférjünk a Gmailben, így akár a [email protected] emailcímet is kezelhetjük a Gmail felhasználóbarát felületén.

Címtár

A Google címtárat a logó alatti Gmail feliratra kattintva érhetjük el. A telefonkönyv teljes mértékben integrált a Gmail felületével, és a címeinket automatikusan összegyűjti a postafiókból – ezeket a címeket aztán könnyedén kiegészíthetjük telefonszámmal, egyéb elérhetőségekkel vagy megjegyzésekkel – néhány kattintással megoszthatjuk a kollégáinkkal, exportálhatjuk az asztali levelezőnkbe vagy bármilyen mobil eszközre.

Tipp: A címtáron belül külön csoportokat hozhatunk létre a kapcsolatainkból, így egy meghatározott körnek (pl. a cégünk menedzsment-tagjainak vagy az egy bizonyos projektben részt vevő kollégáknak) egyetlen cím beírásával tudunk levelet küldeni.

Feladatok

Szintén a Gmail felületébe ékelődik bele a Google to-do listája, amit a bal felső sarokban található, Feladatok linkre kattintva érhetünk el. A felugró ablakban megjelenő feladatlista könnyedén és gyorsan kezelhető, az egyes feladatokhoz határidőket illetve megjegyzéseket fűzhetünk, vagy akár hierarchiába is rendezhetjük azokat.

Tipp: Az itt létrehozott feladatlista természetesen összekapcsolódik a Google Naptárral, így a még aktuális feladataink a hozzáadás után maguktól megjelennek a naptár-nézet jobboldali hasábjában, valamint a határidőként megadott nap eseményei között.

Naptár

A Google Naptár egy robosztus, funkciókban gazdag, mégis egyszerűen kezelhető naptárfelület, amely könnyedén szinkronizálható bármilyen mobileszközzel. Az eseményekhez résztvevőket, megjegyzéseket, sőt csatolt fájlokat is kapcsolhatunk, a találkozókra a meghívók egyetlen kattintással kiküldhetők, ugyanígy az RSVP válaszokat is könnyedén számon tarthatjuk. Az eseményekhez tartozó emlékeztetőket tetszőlegesen állíthatjuk be, mint ahogy lehetőség van a különböző típusú események (pl. üzleti tárgyalás, magánebéd, családi vacsora) színkódolására is.

Tipp: A naptár baloldali mezőjében található névre kattintva a naptárunkat könnyedén megoszthatjuk a kollégáinkkal, nagyban megkönnyítve és lerövidítve ezzel az időpontegyeztetés sokszor idegőrlő köreit.

Google Csoportok

A zárt és nyílt levelezőlisták üzemeltetése az email feltalálása óta alapvető követelmény a csapatmunkához. A Google megoldása, a Google Groups könnyedén és egyszerűen lehetővé teszi az ilyen listák üzemeltetését, ráadásul úgy, hogy a korábbi levelek gyorsan visszakereshetőek maradnak.

A csoport tagjai témákat hozhatnak létre, vagy hozzászólhatnak a korábbi témákhoz. Az egyéb csoporttagok által írt üzenetekhez hozzáférhetnek a Google Csoportok felületén vagy akár közvetlenül a saját Gmail postafiókjukban.

Tipp: A Gmail postafiókjába érkező bejegyzésben feladóként a bejegyzést író személy nevét fogjuk látni, ám emailcímnek a csoport központi címe fog megjelenni. Erre az emailre közvetlenül válaszolva anélkül tudunk hozzászólni a beszélgetéshez, hogy ehhez külön be kellene lépnünk a Google Csoport felületére.